Mezinárodní organizace
divadelních knihoven a muzeí

Metodický pokyn pro zpracování divadelního archivu

CO ARCHIVOVAT:

INSCENACE:

  • text hry, případně režijní, inspicientskou a nápovědní knihu
  • programy – minimálně 2 ks
  • fotografie
  • plakáty – minimálně 2 ks
  • obsazení
  • propagační materiály
  • zápisy z inscenačních porad
  • rozpočet na inscenaci
  • kostýmní a scénografické návrhy – alespoň v xerokopiích
  • výstřižky – oznámení o premiéře, kritiky, rozhovory o inscenaci atd.
  • interní hodnocení inscenace – koná-li se v příslušném divadle něco takového
  • videozáznam
  • případně notový materiál

UMĚLCI:

  • výstřižky – o jejich činnosti (i mimo divadlo), rozhovory
  • fotografie – civilní, z rolí

MATERIÁLY O DIVADLE OBECNĚ:

  • denní cedule
  • dramaturgický plán sezóny
  • měsíční repertoárové plakáty
  • výstřižky o divadle všeobecné
  • zápisy z porad vedení divadla – byť po nějaké době

JAK ARCHIVOVAT:

PODLE INSCENACÍ:

  • vytvořit kartotéku (lístkovou či v počítači, nejlépe obojí) podle názvu inscenace – každá má svou signaturu lomeno l či a – pod touto signaturou vést vše k inscenaci v jedné obálce (krabici) včetně textu, pokud archiv nemá knihovnu – každé další nastudování téhož titulu má stejnou signaturu, liší se znakem za lomítkem
  • souběžně vytvořit kartotéku podle autorů – již pouze s odkazem na signaturu inscenace

PODLE UMĚLCŮ:

  • vytvořit jmenný (personální) abecední heslář se signaturami (P 1, P 2….)
  • ukládat materiál do obálek a řadit podle signatury, nikoli podle abecedy
  •  vytvořit personální kartu umělce ev, v elektronické podobě, kde se budou připisovat jednotlivé role

MATERIÁLY OBECNÉ:

  • vytvořit věcný katalog – opět signovat V 1, V 2..
  • zařazovat materiály obecné povahy – např. o divadle obecně, o dramaturgii, o budově divadla, o jednotlivých sezónách, o hostování jiných umělců, o zájezdech divadla, o hostujících souborech atd.
  • otevřená zůstává otázka věcného hesláře

VŠEOBECNÉ ZÁSADY:

  • vyvíjet zásadní tlak na vedení divadel, aby bylo povinností ukládat všechny materiály do archivu
  • pokud možno vyhnout se abecednímu řazení obálek (krabic) – archivář si ušetří časté posunování uložených materiálů
  • přednostně všechny materiály týkající se inscenace řadit k materiálům té které inscenace, včetně např. rozhovorů s režisérem, hlavním představitelem atd. – xerokopii těchto rozhovorů potom uložit též do personálních obálek jednotlivých umělců

AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ:

Zásady při tvorbě databáze nejsou stanovené, jako je to v případě knihovnictví, povětšinou jsou tedy dílem:

a) archiváře
b) softw. odborníka, který ve spolupracuje na tvorbě databáze „na zakázku“ (archiv ND v Praze)
c) alespoň částečné využití již existujících knihovnických systémů (CED Brno)
d) využití dalších volně dostupných databázových programů

Vzhledem k vzrůstající počítačové vybavenosti a gramotnosti je velmi pravděpodobné, že počet archivů, jejichž záznamy budou v počítači bude narůstat a to včetně naskenovaných výstřižků, fotografií apod. Do budoucna bude tedy nutné stanovit alespoň minimální pravidla popisování materiálů v elektronické podobě.