Metodický pokyn pro zpracování divadelního archivu
CO ARCHIVOVAT:
INSCENACE:
- text hry, případně režijní, inspicientskou a nápovědní knihu
- programy – minimálně 2 ks
- fotografie
- plakáty – minimálně 2 ks
- obsazení
- propagační materiály
- zápisy z inscenačních porad
- rozpočet na inscenaci
- kostýmní a scénografické návrhy – alespoň v xerokopiích
- výstřižky – oznámení o premiéře, kritiky, rozhovory o inscenaci atd.
- interní hodnocení inscenace – koná-li se v příslušném divadle něco takového
- videozáznam
- případně notový materiál
UMĚLCI:
- výstřižky – o jejich činnosti (i mimo divadlo), rozhovory
- fotografie – civilní, z rolí
MATERIÁLY O DIVADLE OBECNĚ:
- denní cedule
- dramaturgický plán sezóny
- měsíční repertoárové plakáty
- výstřižky o divadle všeobecné
- zápisy z porad vedení divadla – byť po nějaké době
JAK ARCHIVOVAT:
PODLE INSCENACÍ:
- vytvořit kartotéku (lístkovou či v počítači, nejlépe obojí) podle názvu inscenace – každá má svou signaturu lomeno l či a – pod touto signaturou vést vše k inscenaci v jedné obálce (krabici) včetně textu, pokud archiv nemá knihovnu – každé další nastudování téhož titulu má stejnou signaturu, liší se znakem za lomítkem
- souběžně vytvořit kartotéku podle autorů – již pouze s odkazem na signaturu inscenace
PODLE UMĚLCŮ:
- vytvořit jmenný (personální) abecední heslář se signaturami (P 1, P 2….)
- ukládat materiál do obálek a řadit podle signatury, nikoli podle abecedy
- vytvořit personální kartu umělce ev, v elektronické podobě, kde se budou připisovat jednotlivé role
MATERIÁLY OBECNÉ:
- vytvořit věcný katalog – opět signovat V 1, V 2..
- zařazovat materiály obecné povahy – např. o divadle obecně, o dramaturgii, o budově divadla, o jednotlivých sezónách, o hostování jiných umělců, o zájezdech divadla, o hostujících souborech atd.
- otevřená zůstává otázka věcného hesláře
VŠEOBECNÉ ZÁSADY:
- vyvíjet zásadní tlak na vedení divadel, aby bylo povinností ukládat všechny materiály do archivu
- pokud možno vyhnout se abecednímu řazení obálek (krabic) – archivář si ušetří časté posunování uložených materiálů
- přednostně všechny materiály týkající se inscenace řadit k materiálům té které inscenace, včetně např. rozhovorů s režisérem, hlavním představitelem atd. – xerokopii těchto rozhovorů potom uložit též do personálních obálek jednotlivých umělců
AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ:
Zásady při tvorbě databáze nejsou stanovené, jako je to v případě knihovnictví, povětšinou jsou tedy dílem:
a) archiváře
b) softw. odborníka, který ve spolupracuje na tvorbě databáze „na zakázku“ (archiv ND v Praze)
c) alespoň částečné využití již existujících knihovnických systémů (CED Brno)
d) využití dalších volně dostupných databázových programů
Vzhledem k vzrůstající počítačové vybavenosti a gramotnosti je velmi pravděpodobné, že počet archivů, jejichž záznamy budou v počítači bude narůstat a to včetně naskenovaných výstřižků, fotografií apod. Do budoucna bude tedy nutné stanovit alespoň minimální pravidla popisování materiálů v elektronické podobě.